Voor elk elke EP-berekening moet een projectdossier worden bijgehouden. De invoergegevens van ieder project moeten reproduceerbaar en toetsbaar te zijn op basis van tekeningen, berekeningen, foto’s, facturen of schetsen.
Reproduceerbare en toetsbare benodigde gegevens voor het projectdossier:
- Plattegrond(schets) of tekening van de woning of woongebouw ten tijde van de opname, waarop de maatvoering en indeling is aangegeven;
- het opnameformulier (de invoerfile) inclusief opnamedatum en naam van de adviseur die de woning of het woongebouw opgenomen heeft;
- De volledige rapportage (de uitvoerfile) van het rekenprogramma dat gebruikt is om de energieprestatie te berekenen;
- Beschrijving van de wijze waarop isolatiemateriaal en isolatiedikte is bepaald. (‘beslisschema’ of ‘gezien en gemeten’ of ‘informatie van opdrachtgever’);
- Onderbouwing voor welke elementen/parameters en waarom gebruik gemaakt is van de noodzaak om conform hoofdstuk 6.10 van ISSO publicatie 82.1 *”in te klappen”;
- Foto’s, facturen en overige bewijslast (bijvoorbeeld gecontroleerde kwaliteits- en gelijkwaardigheidsverklaringen);
- Bewijs en onderbouwing op grond waarvan gebruik mag worden gemaakt van door de opdrachtgever aangereikte informatie;
- Elektronische bestanden van de uitgevoerde energieprestatieberekeningen;
- Alle correspondentie bij eventuele klachten;
- Indien er gebruik gemaakt wordt van reprensativiteit, dient het projectdossier aanvullend een onderbouwing te bevatten op grond waarvan het gebruik maken van representativiteit* is toegestaan;
Extra gegevens bij gebruik van representativieit*:
- Onderbouwing waarvan het gebruik maken van representativiteit is toegestaan. Deze onderbouwing bestaat uit een overzicht van de woningen die tot de deelverzameling behoren;
- Overzicht van de bezochte woningen uit de deelverzameling waaruit de steekproef is getrokken om de voor representativiteit van belang zijnde kenmerken vast te stellen;
- Omschrijving van aanwezige types en gehanteerde benaming (bijvoorbeeld in database) van de woningen, waaruit type woning en geometrisch gelijke woningen blijken;
- Wijze waarop de voor representativiteit van belang zijnde kenmerken zijn vastgesteld.
*Representativiteit
Representativiteit bij een EP-berekening (Energieprestatie-berekening) is een methode waarbij één woning als referentie wordt gebruikt voor meerdere gelijkende woningen in een project. Deze aanpak wordt toegepast om het proces van energielabelberekeningen efficiënter te maken, vooral bij seriematige woningbouw of appartementen.
*Inklappen
Volgens het Nader Voorschrift mag in sommige gevallen forfaitair gerekend worden. Dit mag vaak alleen als bepaalde informatie ontbreekt.
*Forfaitair
Er wordt met een aangenomen (conservatieve) waarde wordt gerekend.