Dossiervorming
Een EP-adviseur is verplicht alle van belang zijnde gegevens in een dossier op te nemen en is daarbij vrij in hoe dit te organiseren.
Alles wat je opneemt en van belang is voor de opname, voeg je in het dossier bij en het volgende moet worden er altijd in zitten, maar meer mag altijd, dus wees overvloedig:
Opgenomen informatie Informatie van het pand:
- Eigen waarnemingen
- Productdocumentatie
- Gebruikte aantekeningen en/of tekeningen met aanvullende informatie
- Plattegronden met maatvoering, indeling en aangegeven waar de opwekker(s) en afgever(s) zich bevinden
- Foto’s van de installaties met eigenschappen en vermogens, zowel overzicht als detail
Additionele informatie:
- Schriftelijke opdrachtbevestiging
- Energieprestatie-rapport
- Aantekeningen of tekeningen met aanvullende informatie
- Opnameformulier of de invoerfile
- Volledig rapport (Uitvoerfile van rekenprogramma)
- Hoe de bepaling van het isolatiemateriaal met dikte is gedaan (beslistabel, gemeten of informatie via informatie van de opdrachtgever)
- Onderbouwing noodzaak om “in te klappen”
- Bewijs en onderbouwing gebruik door de opdrachtgever aangereikte informatie
- Alle correspondentie bij eventuele klachten (verplicht bijhouden)
- Kwalteitsverklaringen met bijbehorende bewijs (foto / factuur)
Reproduceer- en toesbaar
Het dossier moet gereproduceert en getoetst kunnen worden:
- Onderbouwing van de rekenzone (tekeningen/schetsen)
- Ingevoerde oppervlaktes van vloer, dak en gevels. Op basis vanc tekening of schets
- Type dak (bijvoorbeeld aan de hand van tekening of foto)
- Type warmteopwekker
- Type ventilatiesysteem
- Locatie van de warmte-opwekkers (omschrijving of aanduiding op tekening)
- Bouwjaar en/of renovatiejaar
- Kopie van de aan de opdrachtgever geleverde documenten
Geen kwaliteitsverklaring?
Zoals je weet, moeten de kwaliteitsverklaringen verplicht gebruikt worden, maar het kan ook zijn dat ze er niet zijn. Neem dan op wat vermeld staat in de Informatiebronnen, zoals:
- Installatietekeningen (contoleren in gebouw)
- Productinformatie (handeleidingen, internet)
- Eigen waarneming
- Inregelrapporten < 4 jaar of > 4 jaar maar dan voor EP gebruikt en geen wijzigingen in installatie.